OKI MB472, MB492 y MB562 no envían el escaneo por e-mail: configuración de SMTP, Gmail y Microsoft 365

Si OKI MB472, MB492 o MB562 escanea un documento, pero no lo envía por correo electrónico, reinstalar el controlador en la computadora normalmente no ayuda. Al utilizar Scan to E-mail, el MFP crea el mensaje por sí mismo, se conecta al servidor SMTP y le transmite el archivo. La computadora, el controlador TWAIN/WIA y ActKey no participan en esta operación.

Para solucionar el problema, debe comprobar de forma consecutiva la red, DNS, la fecha y la hora, la dirección del remitente, el servidor SMTP, el puerto, el cifrado y el método de inicio de sesión. Una dificultad particular de esta serie es la antigüedad de su cliente de correo: el MFP admite la autenticación SMTP convencional mediante nombre de usuario y contraseña, pero las opciones disponibles no incluyen OAuth. Por eso, las antiguas instrucciones que utilizan la contraseña normal de Gmail ya no funcionan, y una configuración similar con Microsoft 365 es una solución temporal.

Modelos a los que se aplica esta guía

El procedimiento de configuración se aplica a los siguientes MFP monocromáticos:

• OKI MB472dn y MB472dnw;
• OKI MB492dn;
• OKI MB562dnw;
• OKI ES4172LP MFP, ES4192 MFP, ES5162 MFP y ES5162LP MFP.

Los nombres de algunos elementos pueden variar ligeramente según la versión del firmware y el idioma de la interfaz. Todos los modelos indicados utilizan los campos SMTP Server, SMTP Port, SMTP Encryption, Authentication Method, SMTP User ID, SMTP Password y la dirección del remitente From.

Cómo determinar por dónde comenzar la comprobación

Qué ocurre	Qué comprobar primero
El MFP informa de un error DNS	DNS Server, Default Gateway y la escritura del nombre del servidor SMTP
El error SMTP aparece antes de solicitar o transmitir el archivo	El servidor, el puerto, el cifrado, el acceso a Internet y la compatibilidad TLS
El servidor rechaza el inicio de sesión o la autenticación	La dirección completa del usuario, la contraseña de aplicación, el permiso SMTP AUTH y From
Solo reciben los mensajes los destinatarios internos de la organización	La limitación de Direct Send o de restricted SMTP server
Se envía una página, pero no un documento de varias páginas	El tamaño del archivo adjunto, la resolución, el formato y la compresión
El panel indica que el envío finalizó, pero el mensaje no llega	Spam, cuarentena, registro del servidor de correo, From, SPF y reglas de relay
El envío dejó de funcionar después de cambiar la contraseña	La contraseña guardada en el MFP y las reglas de inicio de sesión del servicio de correo

Qué programas y archivos se necesitan

Para configurar normalmente Scan to E-mail no es necesario instalar nada en la computadora. La página web integrada del MFP puede abrirse en un navegador. Adicionalmente, solo puede ser necesaria la última versión de Firmware Update Tool si el firmware instalado está desactualizado o no se puede establecer una conexión SMTP segura.

No instale Scanner Driver, ActKey ni Configuration Tool específicamente para corregir SMTP. Configuration Tool puede modificar los mismos parámetros, pero la interfaz web permite realizar la configuración sin software adicional.

Paso 1. Compruebe la copia y la conexión de red

1. Coloque una página sobre el cristal y haga una copia normal desde el panel.
2. Si se obtiene la copia, el mecanismo de escaneo funciona correctamente.
3. En el MFP, pulse SETTING.
4. Abra Reports > Configuration e imprima la configuración.
5. Busque la dirección IPv4 del MFP, por ejemplo 192.168.1.50.
6. En una computadora conectada a la misma red, abra un navegador e introduzca esta dirección:

http://192.168.1.50

7. Si la página del dispositivo no se abre, restablezca primero la conexión Ethernet o Wi-Fi. Todavía es demasiado pronto para comprobar SMTP.
8. Si la página se abre, anote la dirección IP, la máscara, la puerta de enlace predeterminada y el servidor DNS de la configuración.

La impresión local no confirma que el MFP tenga acceso a Internet. La impresora puede recibir tareas dentro de la red aunque no tenga configurados Default Gateway o DNS.

Paso 2. Corrija la puerta de enlace, DNS, la fecha y la hora

Si el servidor SMTP se especifica mediante un nombre, por ejemplo smtp.gmail.com, el dispositivo debe convertir ese nombre en una dirección IP. Para ello necesita un DNS funcional. Para acceder fuera de la red local necesita Default Gateway.

1. En el panel, pulse SETTING.
2. Abra Easy Setup > Network Setting.
3. Compruebe Default Gateway. Normalmente es la dirección local del router.
4. Compruebe DNS Server (Primary). Cuando se utiliza DHCP, normalmente el router proporciona esta dirección.
5. No introduzca un DNS al azar si la organización utiliza servidores de nombres internos o filtrado de tráfico.
6. Abra la configuración de fecha y hora.
7. Configure correctamente la fecha, la hora y la zona horaria o configure un servidor SNTP disponible.
8. Guarde los parámetros y espere a que se reinicie la parte de red del dispositivo.

Una hora incorrecta puede provocar un error durante la validación del certificado. No debe utilizar la dirección IP de Gmail o Microsoft 365 en lugar del nombre del servidor: las direcciones en la nube cambian y el certificado se expide para el nombre de dominio.

Comprobación de DNS y del puerto desde la computadora

Los siguientes comandos permiten comprobar si el servicio es accesible desde su red. No comprueban la contraseña, la dirección From ni la versión de TLS utilizada por el MFP.

1. Pulse Win + R.
2. Introduzca powershell y pulse Enter.
3. Para comprobar DNS, ejecute:

nslookup smtp.gmail.com

4. Para comprobar el puerto 587, ejecute:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Si nslookup no devuelve una dirección, corrija DNS.
• Si aparece TcpTestSucceeded : False, el puerto está bloqueado por la red, el router, el proveedor o el firewall.
• Si ambas comprobaciones son correctas, continúe con los parámetros del MFP.

Paso 3. Prepare los parámetros de correo

Antes de iniciar sesión en la interfaz web, anote la información proporcionada por el proveedor de correo o el administrador:

• el nombre exacto del servidor SMTP;
• el puerto;
• el modo de cifrado: SMTPS, STARTTLS o None;
• el método de autenticación: SMTP o None;
• el nombre de usuario completo;
• la contraseña de la cuenta o la contraseña de aplicación;
• la dirección de remitente From permitida;
• la dirección del destinatario para la prueba.

Si el correo pertenece a una organización, no determine el servidor únicamente por la parte de la dirección situada después del símbolo @. La organización puede utilizar su propio relay aunque sus buzones estén alojados en Google Workspace o Microsoft 365.

Paso 4. Abra Mail Server Setup

1. Introduzca la dirección IP del MFP en el navegador.
2. Pulse Administrator Login (Inicio de sesión del administrador).
3. En el campo User Name (Nombre de usuario), introduzca root.
4. Introduzca la contraseña actual del administrador del MFP.
5. Pulse Log In (Iniciar sesión).
6. Si se abre la página inicial del asistente, pulse SKIP (Omitir).
7. En la parte superior de la página, abra Admin Setup (Configuración de administrador).
8. En la parte izquierda, seleccione Network > Mail Server.

Paso 5. Complete los parámetros SMTP

El conjunto de valores depende del servicio de correo, pero la finalidad de los campos es la misma:

Campo de OKI	Qué introducir
SMTP Server	El nombre del servidor sin https:// ni número de puerto, por ejemplo smtp.gmail.com
SMTP Port	25, 465 o 587; únicamente el valor previsto para la configuración elegida
SMTP Encryption	SMTPS para una conexión segura desde el inicio, STARTTLS para cambiar a TLS después de conectarse o None para un relay local autorizado
Authentication Method	SMTP para iniciar sesión mediante nombre y contraseña; None para un relay que reconoce una dirección IP autorizada
SMTP User ID	Normalmente la dirección de correo electrónico completa, incluida la parte situada después de @
SMTP Password	La contraseña, una contraseña de aplicación o un valor proporcionado específicamente por el administrador
Receive Setting	Disable si el MFP solo debe enviar escaneos y no debe recibir correo

1. Introduzca los parámetros correspondientes a una sola configuración seleccionada.
2. Pulse Submit (Enviar).
3. Espere a que se guarde la configuración.
4. Abra E-mail > Receive Settings.
5. Si no se utiliza la recepción e impresión de archivos adjuntos por correo electrónico, seleccione Disable (Desactivar).
6. Guarde el cambio.

Deje vacíos los campos POP3 Server, POP User ID y POP Password si el administrador no ha indicado específicamente que se utilice POP before SMTP. Gmail y Microsoft 365 no necesitan este método de inicio de sesión obsoleto.

Paso 6. Especifique la dirección del remitente From

Incluso con la contraseña correcta, el servidor puede rechazar el mensaje si la dirección del remitente falta o no pertenece a la cuenta con la que se inició sesión.

1. En el panel, pulse SETTING.
2. Seleccione Admin Setup y pulse OK.
3. Introduzca la contraseña del administrador.
4. Abra Scanner Setup > E-mail Setup > From / Reply To.
5. Abra From.
6. Introduzca la dirección que el servidor de correo permite utilizar.
7. Para un inicio de sesión normal en Gmail o Microsoft 365, indique la misma dirección que se introdujo en SMTP User ID.
8. Guarde la configuración y vuelva a la pantalla principal.

Si From debe ser diferente de la cuenta utilizada para iniciar sesión, el administrador debe permitir el envío desde esa dirección. En Microsoft 365 normalmente se necesita el permiso Send As. Cambiar simplemente From en el MFP no concede ese permiso.

Cómo combinar correctamente el puerto y el cifrado

Puerto	Parámetro de OKI	Uso habitual
465	SMTPS	La conexión segura se establece inmediatamente; lo utilizan Gmail y algunos proveedores SMTP
587	STARTTLS	Envío estándar con autenticación; lo utilizan Gmail y Microsoft 365
25	None o STARTTLS	SMTP relay corporativo, conector de Microsoft 365 o envío restringido; el proveedor suele bloquear este puerto

Si el puerto 465 con SMTPS no funciona y el proveedor permite el puerto 587, cambie simultáneamente el puerto a 587 y el cifrado a STARTTLS. No desactive el cifrado cuando envíe una contraseña a través de Internet.

Configuración de una cuenta Gmail normal

El inicio de sesión con la contraseña normal de Google ya no se considera un método adecuado para un cliente de correo antiguo. Para conectar directamente el MFP se utiliza una contraseña de aplicación independiente.

SMTP Server	smtp.gmail.com
Opción 1	puerto 465, SMTP Encryption — SMTPS
Opción 2	puerto 587, SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	dirección completa de Gmail
SMTP Password	contraseña de aplicación de 16 caracteres sin espacios de separación
From	la misma dirección de Gmail

Cómo crear una contraseña de aplicación de Google

1. Inicie sesión en la cuenta de Google que utilizará el MFP.
2. Abra la sección Seguridad.
3. Active Verificación en dos pasos si todavía no está activada.
4. Abra Contraseñas de aplicaciones.
5. Cree una contraseña independiente con un nombre claro, por ejemplo OKI Scanner.
6. Copie la contraseña de 16 caracteres mostrada.
7. Introdúzcala en SMTP Password en el MFP en lugar de la contraseña normal de Google.
8. Guarde la configuración y realice inmediatamente una prueba.

Si no aparece la opción Contraseñas de aplicaciones, puede estar prohibida por el administrador, no estar disponible con Advanced Protection o con determinadas configuraciones de la verificación en dos pasos. En ese caso, no desactive la protección de la cuenta. Para Google Workspace, utilice SMTP relay; para una cuenta personal, seleccione otro servicio SMTP compatible o un relay intermedio.

Google Workspace: se recomienda SMTP relay

Para una organización, una opción más adecuada es SMTP relay de Google Workspace. Puede reconocer los mensajes mediante una dirección IP externa autorizada y no requiere guardar la contraseña del usuario en el MFP.

La configuración la realiza el administrador de Google Workspace:

1. Determine la dirección IP externa desde la que la red de la oficina accede a Internet.
2. En Google Admin console, abra la configuración de Gmail y agregue una regla SMTP relay service.
3. Limite los remitentes permitidos al dominio de la organización.
4. Agregue la dirección IP externa de la oficina a la lista de orígenes autorizados.
5. No cree un relay que acepte mensajes desde cualquier dirección de Internet.
6. En el MFP, especifique smtp-relay.gmail.com.
7. Utilice el puerto y el cifrado permitidos por el administrador: 25, 465/SMTPS o 587/STARTTLS.
8. Si el relay reconoce el origen mediante IP, establezca Authentication Method — None y borre SMTP User ID y SMTP Password.
9. En el campo From, introduzca una dirección del dominio permitido.

Google también ofrece el restricted SMTP server aspmx.l.google.com en el puerto 25 sin autenticación, pero solo entrega mensajes a usuarios de Gmail o Google Workspace. Si el escaneo llega dentro de la organización, pero no a direcciones externas de otros sistemas de correo, puede tratarse de una limitación del método seleccionado.

Microsoft 365: configuración temporal mediante SMTP AUTH

Para Client SMTP submission se utilizan los siguientes valores:

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	dirección completa de un buzón con licencia
SMTP Password	contraseña de la cuenta, si Basic Authentication está permitida
From	la misma dirección; para otra dirección se necesita Send As

Microsoft 365 requiere TLS 1.2 o TLS 1.3. El puerto 465 no es adecuado para Client SMTP submission. Aunque el MFP ofrezca STARTTLS, esto no demuestra que sea compatible con una versión moderna de TLS ni con los conjuntos de cifrado adecuados.

Qué debe comprobar el administrador de Microsoft 365

1. Abrir el Centro de administración de Microsoft 365.
2. Ir a Usuarios > Usuarios activos.
3. Abrir el buzón utilizado por el MFP.
4. Abrir Correo > Administrar aplicaciones de correo electrónico.
5. Comprobar SMTP autenticado.
6. Comprobar la directiva de la organización, que puede prohibir Basic Authentication independientemente de la configuración del buzón.
7. Si están activados Security Defaults o existe una directiva que prohíbe la autenticación heredada, no desactive la protección general por el MFP. Utilice SMTP relay u otro método.

Microsoft 365 SMTP relay mediante un conector

Esta opción requiere un administrador de Microsoft 365 y una dirección IP externa estática de la organización. No utiliza la contraseña del buzón.

1. El administrador busca la dirección MX del dominio aceptado, por ejemplo example-com.mail.protection.outlook.com.
2. En el Centro de administración de Exchange, abre Flujo de correo > Conectores.
3. Crea un conector entrante desde el servidor de correo de la organización hacia Microsoft 365.
4. Configura el reconocimiento mediante la dirección IP externa estática asignada.
5. Comprueba que el proveedor de Internet y el firewall permitan conexiones salientes al puerto 25.
6. Agrega esta dirección IP al registro SPF del dominio.
7. En el MFP, especifica la dirección MX de la organización.
8. Establece el puerto 25.
9. Selecciona STARTTLS si ambas partes admiten una conexión TLS moderna y el conector la requiere.
10. Establece Authentication Method — None.
11. Borra SMTP User ID y SMTP Password.
12. En el campo From, introduce una dirección del dominio aceptado de la organización.

En la guía de Microsoft para dispositivos multifunción se ofrece una comparación detallada entre Client SMTP submission, SMTP relay y Direct Send. El conector no debe convertir la red de la organización en un relay de correo abierto.

Microsoft 365 Direct Send: solo para destinatarios internos

Direct Send se conecta a la dirección MX de la organización mediante el puerto 25 sin nombre de usuario ni contraseña. Este método solo puede entregar los escaneos a destinatarios internos de Microsoft 365 pertenecientes a esa organización.

• SMTP Server: dirección MX del dominio;
• SMTP Port: 25;
• SMTP Encryption: STARTTLS, si se utiliza, o el valor acordado con el administrador;
• Authentication Method: None;
• From: una dirección del dominio aceptado de la organización.

Si los escaneos llegan correctamente a los empleados, pero no se entregan a Gmail, Outlook.com o a una dirección de otra organización, se trata de una limitación prevista de Direct Send y no de una falla del MFP.

Paso 7. Realice una prueba mínima

El primer mensaje debe contener un archivo pequeño. De esta forma, el límite de tamaño no ocultará un error SMTP.

1. Coloque una página en el ADF o sobre el cristal.
2. Pulse SCAN.
3. Asegúrese de que esté seleccionado E-mail y pulse OK.
4. Abra Add Destination (Agregar destino).
5. Seleccione To (Para).
6. Seleccione la introducción directa de la dirección.
7. Introduzca una dirección de destinatario y confírmela.
8. Para la primera prueba, configure el formato PDF, una resolución de 200 o 300 dpi y el modo monocromático.
9. Pulse el botón de inicio monocromático.
10. Espere a que finalice y anote el texto exacto o el código del error.

Después de cada cambio, repita la prueba con la misma página y el mismo destinatario. No cambie simultáneamente el servidor, el puerto, la contraseña y From: de lo contrario, será imposible determinar qué acción solucionó el problema.

Si el MFP no encuentra el servidor SMTP

1. Compruebe la escritura de SMTP Server.
2. Elimine https://, los espacios, la barra diagonal y el número de puerto de este campo.
3. Compruebe DNS Server (Primary) y Default Gateway.
4. Reinicie la parte de red del MFP después de cambiar DNS.
5. Compruebe el nombre del servidor mediante el comando nslookup en la computadora.
6. No sustituya el nombre por una dirección IP aleatoria de un servidor SMTP en la nube.

Un valor correcto tiene el aspecto smtp.gmail.com o smtp.office365.com. El puerto se especifica en un campo independiente.

Si el servidor es accesible, pero no se establece la conexión segura

1. Haga coincidir el puerto con SMTP Encryption.
2. Compruebe la fecha, la hora y la zona horaria.
3. Compruebe el puerto mediante Test-NetConnection desde la computadora.
4. Asegúrese de que la organización no esté interceptando TLS con un certificado en el que el MFP no confía.
5. Compruebe y actualice el firmware del dispositivo.
6. Si un servidor moderno exige TLS 1.2 o una versión posterior y el MFP no puede negociar la conexión, no desactive el cifrado a través de Internet. Utilice un SMTP relay local compatible.

Si aparece un error de inicio de sesión o autenticación

1. Introduzca la dirección de correo electrónico completa en SMTP User ID.
2. Elimine la contraseña guardada y vuelva a introducirla.
3. Compruebe las mayúsculas, minúsculas y los espacios.
4. Para Gmail, introduzca una contraseña de aplicación y no la contraseña normal de la cuenta.
5. Para Microsoft 365, compruebe Authenticated SMTP y las directivas de la organización.
6. Establezca Authentication Method — SMTP si se utiliza nombre y contraseña.
7. Asegúrese de que From coincida con la dirección utilizada para iniciar sesión o que tenga concedido el permiso Send As.
8. Compruebe si la contraseña se cambió después de la configuración inicial.

Si el servidor solo admite OAuth, volver a introducir la contraseña no resolverá el problema. Debe utilizar SMTP relay u otro servicio compatible con las capacidades del MFP.

Si el panel no muestra ningún error, pero el mensaje no se recibe

1. Compruebe las carpetas «Spam» y «Correo no deseado».
2. Para Microsoft 365, pida al administrador que compruebe Message Trace y la cuarentena.
3. Para Google Workspace, compruebe Email Log Search.
4. Compare From con la dirección permitida por el servidor o el relay.
5. Envíe primero el escaneo a una dirección del mismo dominio y después a una dirección externa.
6. Si la dirección interna recibe el mensaje y la externa no, compruebe las limitaciones de Direct Send o restricted SMTP server.
7. Si utiliza un relay, compruebe SPF y las reglas de remitentes permitidos.

Un mensaje de transmisión correcta en el panel significa que el servidor SMTP aceptó el mensaje. Después de eso, el sistema de correo todavía puede enviarlo a cuarentena, rechazarlo por una regla del dominio o impedir la entrega a un destinatario externo.

Si se envía un mensaje pequeño, pero no un escaneo grande

1. Configure una resolución de 200 o 300 dpi en lugar de 600 dpi.
2. Para documentos de texto, seleccione el modo monocromático o escala de grises.
3. Utilice PDF y una compresión adecuada.
4. Divida un documento grande en varios mensajes.
5. Compruebe el límite de tamaño de los mensajes en los servidores de envío y recepción.
6. Si escanea documentos grandes con frecuencia, utilice Scan to Shared Folder, Scan to USB o el escaneo desde la computadora.

La codificación del correo aumenta adicionalmente el tamaño del archivo adjunto. Por eso, un PDF cuyo tamaño esté cerca del límite permitido por el servidor puede ser rechazado después de adjuntarlo al mensaje.

Actualización del firmware en caso de errores TLS

Antes de configurar un relay intermedio, compruebe el firmware actual para OKI MB472dnw, OKI MB492dn u OKI MB562dnw.

1. Anote la versión actual del firmware y los parámetros de red.
2. Seleccione el modelo exacto en la página de soporte.
3. Utilice la versión más reciente de Firmware Update Tool.
4. Conecte el MFP y la computadora a una red estable.
5. No apague el dispositivo ni los equipos de red durante la actualización.
6. Después de reiniciar, vuelva a comprobar SMTP Server, el puerto, el cifrado, From y el envío mínimo.

Cuándo se necesita un SMTP relay intermedio

Un relay se vuelve necesario si los parámetros correctos no funcionan por alguna de las siguientes razones:

• el servidor de correo solo admite OAuth;
• el MFP no admite la versión de TLS requerida o los conjuntos de cifrado necesarios;
• la organización prohíbe Basic Authentication;
• las contraseñas de aplicaciones están prohibidas por la directiva de seguridad;
• no se puede guardar la contraseña del buzón de un usuario en el MFP;
• es necesario administrar de forma centralizada varios dispositivos antiguos.

El relay local debe aceptar mensajes únicamente desde la dirección IP fija del MFP, permitir solo las direcciones From especificadas y reenviar los mensajes a un servicio moderno mediante una conexión segura. No publique este relay en Internet ni permita el envío anónimo desde toda la red local.

Si no es posible configurar un relay seguro, utilice Scan to Shared Folder, Scan to USB o ActKey/TWAIN. Estos métodos permiten continuar trabajando sin debilitar la seguridad de la cuenta de correo.

Ultima actualización en 16.08.2026 por driveresp