OKI MC332, MC362 y MC562 no envían el escaneo por e-mail: configuración de SMTP para Gmail y Microsoft 365

Si la OKI MC332, MC362 o MC562 escanea un documento, pero no lo envía por correo electrónico, normalmente no es necesario reinstalar el driver del escáner en la computadora. Al utilizar la función Scan to E-mail, el equipo multifunción se conecta por sí mismo al servidor SMTP y le transmite el mensaje con el archivo. La computadora, el driver TWAIN/WIA y la utilidad ActKey no intervienen en esta operación.

Para restablecer el envío, debe determinar en qué etapa se produce el error: el equipo multifunción no encuentra el servidor de correo, no puede establecer una conexión segura, recibe un rechazo al iniciar sesión o transmite correctamente el mensaje, que después es bloqueado por el sistema de correo. A continuación se muestra la configuración desde cero y soluciones independientes para los mensajes Please check SMTP settings, SMTP Login failed, SMTP Authentication unsupported y Please check DNS settings. El texto del mensaje puede variar ligeramente según el idioma del panel y la versión del firmware.

Para qué modelos sirve esta guía

El procedimiento de configuración es adecuado para los siguientes equipos multifunción:

• OKI MC332dn;
• OKI MC342dn y MC342dw;
• OKI MC352dn;
• OKI MC362dn y MC362w;
• OKI MC562dn, MC562w y MC562dw;
• OKI ES3452 MFP;
• OKI ES5462 MFP y ES5462dw MFP;
• OKI MPS2731mc.

Los nombres de algunos elementos del menú pueden variar, pero todos los modelos indicados incluyen una dirección de servidor SMTP, un puerto, los modos SMTPS y STARTTLS, una dirección del remitente, un método de autenticación, un nombre de usuario y una contraseña.

Determine la causa según el mensaje o el síntoma

Qué debe preparar antes de configurar

No empiece probando puertos y métodos de cifrado al azar. Primero prepare la siguiente información:

• dirección IP del equipo multifunción en la red local;
• contraseña de administrador del equipo multifunción;
• nombre exacto del servidor SMTP;
• puerto SMTP;
• modo de cifrado: SMTPS, STARTTLS o None;
• método de autenticación: SMTP o None;
• nombre de usuario completo, que normalmente coincide con la dirección de correo electrónico;
• contraseña de la cuenta o una contraseña de aplicación independiente;
• dirección del remitente que el servidor permite utilizar.

Si el correo pertenece a una organización, los parámetros deben solicitarse a su administrador. No se pueden determinar los ajustes únicamente por el dominio de la dirección: la organización puede utilizar su propio SMTP relay, aunque los buzones estén alojados en Google Workspace o Microsoft 365.

Paso 1. Compruebe la configuración de red del equipo multifunción

SMTP no funcionará si el dispositivo está conectado a la red local, pero no dispone de una puerta de enlace para acceder a Internet o de un servidor DNS para localizar el servidor de correo.

1. Averigüe la dirección IP del equipo multifunción en el panel o en el informe impreso de configuración de red.
2. En una computadora conectada a la misma red, abra un navegador.
3. Introduzca la dirección IP del dispositivo, por ejemplo:

http://192.168.1.40

4. Si se abre la página de OKI, la computadora puede detectar el equipo multifunción en la red local. Si no se abre, primero restablezca la conexión de red del dispositivo.
5. En el panel, presione el botón SETTING (Configuración).
6. Abra Easy Setup (Configuración sencilla) > Network Setting (Configuración de red).
7. Compruebe la dirección IP, la máscara de subred, la puerta de enlace predeterminada y el servidor DNS.
8. Si el router asigna automáticamente las direcciones, normalmente la dirección del router se utiliza como puerta de enlace y DNS. No introduzca valores arbitrarios si desconoce la configuración de la red.
9. Compruebe la fecha, la hora y la zona horaria del equipo multifunción. Una hora muy incorrecta puede impedir la validación del certificado durante una conexión segura.

Si el servidor SMTP se especifica mediante un nombre, por ejemplo smtp.gmail.com, es indispensable disponer de un DNS que funcione correctamente. Para Microsoft 365 también debe utilizar el nombre smtp.office365.com y no una dirección IP encontrada en Internet: las direcciones del servicio pueden cambiar y el certificado se emite para el nombre del servidor.

Comprobación adicional desde una computadora

Los siguientes comandos permiten comprobar si el servidor está disponible desde su red. No comprueban la contraseña guardada en el equipo multifunción ni demuestran que su TLS sea compatible con el servidor.

1. Presione Win + R, introduzca powershell y presione Enter.
2. Para comprobar DNS, ejecute:

nslookup smtp.gmail.com

3. Para comprobar el puerto 587, ejecute:

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• Si nslookup no devuelve una dirección, compruebe el DNS en el router y con el proveedor de Internet.
• Si aparece TcpTestSucceeded : False, el puerto puede estar bloqueado por el router, el firewall de la organización o el proveedor de Internet.
• Si ambas comprobaciones se realizan correctamente, continúe con la configuración SMTP del equipo multifunción.

Paso 2. Abra la configuración del correo electrónico

Los parámetros pueden introducirse desde el panel, pero es más cómodo escribir una dirección larga y una contraseña mediante la página web integrada del equipo multifunción.

Configuración mediante el navegador

1. Abra en el navegador http://IP-адрес-МФУ.
2. Inicie sesión como administrador.
3. En la configuración de fábrica de esta serie, el nombre de administrador de la interfaz web es root y la contraseña es aaaaaa. Si la contraseña se cambió anteriormente, utilice la contraseña configurada.
4. Abra Admin Setup (Configuración de administrador) > Network (Red) > E-mail (Correo electrónico) > Send Settings (Configuración de envío).
5. Abra la configuración detallada del protocolo SMTP.
6. Introduzca el servidor, el puerto, el cifrado, el método de autenticación, el nombre de usuario, la contraseña y la dirección del remitente.
7. Haga clic en Submit (Enviar) y espere a que se reinicie la parte de red del dispositivo.

Configuración desde el panel de control

1. Presione el botón SETTING (Configuración).
2. Seleccione Easy Setup (Configuración sencilla) y presione OK.
3. Introduzca la contraseña de administrador y confirme.
4. Abra E-mail Setting (Configuración de correo electrónico).
5. Introduzca la dirección del servidor SMTP.
6. Introduzca la dirección de correo electrónico del dispositivo en el campo del remitente.
7. Para la función normal Scan to E-mail, seleccione Disable (Deshabilitar) en el campo Receive Setting (Configuración de recepción). Normalmente no es necesario recibir correo mediante POP3 para enviar escaneos.
8. Si el servidor requiere un nombre de usuario y una contraseña, seleccione SMTP en el campo Authentication Method (Método de autenticación).
9. Introduzca SMTP User ID (ID de usuario SMTP) y SMTP Password (Contraseña SMTP).
10. Guarde la configuración.
11. Después abra SETTING (Configuración) > Admin Setup (Configuración de administrador) > Network Menu (Menú de red) > Mail Server Setup (Configuración del servidor de correo).
12. Compruebe SMTP Port (Puerto SMTP) y SMTP Encryption (Cifrado SMTP).

Deje vacíos los campos POP3 Server, POP User ID y POP Password, a menos que el administrador de correo le haya proporcionado específicamente parámetros para POP before SMTP. Este método de autorización está obsoleto y no es necesario para Gmail ni Microsoft 365.

Paso 3. No confunda el puerto con el cifrado

Esta tabla no sustituye los parámetros de su proveedor. Si el administrador indicó otro puerto, utilice la combinación que le proporcionó. No seleccione None para una cuenta con contraseña a través de Internet si el servidor admite una conexión segura.

Paso 4. Configure el envío mediante Gmail

Una contraseña normal de la cuenta de Google a menudo no es aceptada por un equipo multifunción antiguo. Para el envío directo mediante Gmail, normalmente es necesario activar la verificación en dos pasos y crear una contraseña de aplicación independiente.

Crear una contraseña de aplicación de Google

1. Inicie sesión en la cuenta de Google que se utilizará únicamente para enviar escaneos.
2. Abra Gestionar tu cuenta de Google > Seguridad.
3. Active Verificación en dos pasos si todavía no está activada.
4. Abra la sección Contraseñas de aplicaciones.
5. Cree una contraseña con un nombre comprensible, por ejemplo OKI scanner.
6. Copie la contraseña de 16 caracteres creada. Este valor se muestra una sola vez.
7. Introdúzcala en el campo SMTP Password del equipo multifunción en lugar de la contraseña normal de la cuenta. Si la contraseña aparece dividida en grupos con espacios, introduzca los 16 caracteres sin espacios de separación.

Si la sección de contraseñas de aplicaciones no aparece, puede deberse a que se trata de una cuenta administrada por una organización, a Advanced Protection o a una política de verificación en dos pasos. No desactive la protección de la cuenta. Consulte las condiciones de uso en la página Iniciar sesión con contraseñas de aplicaciones. Para Google Workspace, en ese caso debe configurarse SMTP Relay o utilizar otro servicio SMTP autorizado por el administrador.

Parámetros de smtp.gmail.com

Primero configure por completo una de las opciones. Si el puerto 465 con SMTPS no funciona, cambie al mismo tiempo el puerto a 587 y el cifrado a STARTTLS. No mantenga el puerto de la primera opción con el cifrado de la segunda.

Google Workspace SMTP Relay

Para una organización es preferible utilizar un relay independiente que acepte mensajes desde una dirección IP externa autorizada. Primero, el administrador configura el servicio en Google Admin y después introduce en el equipo multifunción los parámetros proporcionados.

• servidor: smtp-relay.gmail.com;
• puertos disponibles: 25, 465 o 587;
• cifrado y autenticación: de acuerdo con la regla de relay creada;
• dirección del remitente: dirección o dominio permitidos por la regla.

No cambie Authentication Method a None hasta que el administrador confirme que el relay identifica a la organización por su dirección IP externa estática. Las opciones paso a paso de Google para impresoras y escáneres se describen en la página Enviar correos electrónicos desde una impresora, un escáner o una aplicación.

Paso 5. Configure el envío mediante Microsoft 365

Microsoft 365 ofrece varios métodos. Primero determine si el equipo multifunción iniciará sesión en un buzón independiente o enviará mensajes mediante un relay corporativo. Estas opciones no se pueden combinar.

Opción 1. Client SMTP submission mediante smtp.office365.com

En Microsoft 365 debe estar habilitado Authenticated SMTP para el buzón seleccionado. El administrador puede comprobarlo de la siguiente manera:

1. Abrir el Centro de administración de Microsoft 365.
2. Ir a Usuarios > Usuarios activos.
3. Seleccionar la cuenta que utiliza el equipo multifunción.
4. Abrir la pestaña Correo.
5. Abrir Administrar aplicaciones de correo electrónico.
6. Comprobar el estado de Authenticated SMTP.

Si la organización tiene activados Security Defaults o SMTP AUTH está prohibido mediante una directiva, habilitar una sola opción para el usuario puede no ser suficiente. No desactive la protección general de la organización únicamente para utilizar un equipo multifunción antiguo. Cambie a SMTP Relay u otro método de envío autorizado.

Opción 2. Microsoft 365 SMTP Relay

Esta opción requiere un administrador de Microsoft 365 y una dirección IP externa estática de la organización o un certificado adecuado. El esquema general es el siguiente:

1. El administrador determina la dirección MX del dominio, por ejemplo example-com.mail.protection.outlook.com.
2. En el Centro de administración de Exchange se crea un conector entrante desde el servidor de correo de la organización hacia Microsoft 365.
3. En el conector se especifica la dirección IP externa estática desde la que se recibirán los mensajes.
4. En el equipo multifunción se especifica la dirección MX del dominio y el puerto 25.
5. Authentication Method se establece en None si el conector identifica al remitente mediante su dirección IP.
6. En el campo From se introduce una dirección del dominio aceptado de la organización.
7. El administrador comprueba SPF y la posibilidad de enviar mensajes a destinatarios internos y externos.

El puerto 25 debe estar permitido por las reglas de salida de la red y por el proveedor de Internet. No permita el acceso al equipo multifunción desde Internet ni cree un SMTP relay público. La comparación detallada entre Client SMTP submission, SMTP Relay y Direct Send se encuentra en la guía Microsoft 365: configurar un dispositivo multifunción para enviar correo electrónico.

Opción 3. Direct Send solo para destinatarios internos

Direct Send se conecta a la dirección MX de la organización mediante el puerto 25, sin nombre de usuario ni contraseña. Es adecuado si los escaneos solo deben enviarse a destinatarios dentro de Microsoft 365. Este método no reenvía mensajes a destinatarios externos.

Si el envío a empleados de la organización funciona, pero no a Gmail, Outlook.com u otra dirección externa, puede tratarse de una limitación normal de Direct Send y no de una avería del equipo multifunción.

Paso 6. Realice una prueba mínima desde el panel

La primera prueba debe generar un archivo pequeño. De este modo, el límite de tamaño de los archivos adjuntos no ocultará un error SMTP.

1. Coloque una página con el texto hacia arriba en el alimentador automático o con el texto hacia abajo sobre el cristal.
2. Presione el botón SCAN (ESCANEAR).
3. Seleccione E-mail y presione OK.
4. Abra Add Destination (Agregar destino) > To (Para) > Direct Input (Entrada directa).
5. Introduzca la dirección del destinatario y confírmela.
6. Abra Scan Settings (Configuración de escaneo).
7. Seleccione el formato PDF.
8. Establezca la resolución en 200 dpi o 300 dpi.
9. Para la primera prueba, utilice escaneo monocromático o en escala de grises.
10. Presione MONO. Para comprobar el envío en color después de una primera prueba correcta, puede repetir la operación con el botón COLOR.
11. Espere el mensaje de finalización o anote el texto exacto del error.

Después de cambiar los parámetros, compruebe únicamente una cuenta y un destinatario. Cambiar simultáneamente el servidor, el puerto, la contraseña y la dirección del remitente dificulta determinar la causa.

Error Please check SMTP settings

Este mensaje significa que el equipo multifunción no pudo establecer la conexión necesaria con el servidor SMTP. Realice las comprobaciones en el siguiente orden:

1. Compare el nombre del servidor con la documentación del proveedor de correo. Elimine los espacios al principio y al final del campo.
2. Compruebe la puerta de enlace predeterminada y el DNS en la configuración de red del equipo multifunción.
3. Compruebe la combinación de puerto y cifrado: 465 con SMTPS o 587 con STARTTLS, si eso es lo que indica el proveedor.
4. Si utiliza el puerto 25, averigüe si el proveedor de Internet lo bloquea.
5. Cree temporalmente una prueba mínima de una sola página para descartar un archivo demasiado grande.
6. Reinicie el equipo multifunción después de guardar la configuración de red y vuelva a intentar el envío.

No sustituya el nombre del servidor de Gmail o Microsoft 365 por una dirección IP. Si el nombre no se resuelve, corrija el DNS. Utilizar una dirección IP al azar puede provocar otro error cuando cambie la dirección del servicio o durante la comprobación del certificado.

Error Please check DNS settings

1. Abra SETTING (Configuración) > Easy Setup (Configuración sencilla) > Network Setting (Configuración de red).
2. Compruebe DNS Server (Primary) (Servidor DNS principal).
3. Si la red utiliza DHCP, compare el DNS del equipo multifunción con la configuración de una computadora de la misma red.
4. Compruebe que la puerta de enlace predeterminada se encuentre en la misma subred que la dirección IP del equipo multifunción.
5. Asegúrese de que el nombre del servidor SMTP se haya introducido sin https://, barra diagonal ni número de puerto.

El valor correcto del campo SMTP Server es smtp.gmail.com, no [https://smtp.gmail.com:587/](https://smtp.gmail.com:587/). El puerto se introduce en un campo independiente.

Error SMTP Login failed

En este caso, el servidor está disponible, pero ha rechazado las credenciales o la dirección del remitente.

1. Introduzca en SMTP User ID la dirección de correo electrónico completa, incluida la parte posterior al símbolo @.
2. Elimine la contraseña guardada y vuelva a introducirla. Compruebe las mayúsculas y minúsculas y los espacios accidentales.
3. Para Gmail, utilice una contraseña de aplicación y no la contraseña normal de la cuenta.
4. Para Microsoft 365, compruebe que Authenticated SMTP esté permitido para el buzón seleccionado.
5. En el campo From, indique la misma dirección utilizada para iniciar sesión.
6. Si la dirección From debe ser diferente, el administrador de Microsoft 365 debe conceder a la cuenta el permiso Send As, y Google Workspace debe permitir esa dirección mediante la regla de envío.
7. Compruebe que el buzón no esté bloqueado y que su contraseña no se haya cambiado recientemente.

El error puede aparecer después de activar la protección multifactor, aunque la contraseña normal siga siendo la misma. Esto es un cambio en las reglas de inicio de sesión, no una avería del escáner.

Error SMTP Authentication unsupported

Este mensaje normalmente significa que el método de autenticación seleccionado en el equipo multifunción no corresponde al servidor.

• Para smtp.gmail.com y smtp.office365.com, seleccione SMTP, no POP.
• Para un relay que identifica a la organización mediante una dirección IP estática, puede ser necesario seleccionar None.
• No seleccione POP before SMTP a menos que el proveedor le haya proporcionado específicamente un servidor POP3 y haya confirmado el uso de este método obsoleto.
• Si el servidor solo acepta OAuth y el equipo multifunción únicamente ofrece nombre de usuario y contraseña, la conexión directa es incompatible. Utilice un SMTP relay.

El mensaje se envió, pero no aparece en la bandeja de entrada

1. Compruebe las carpetas «Spam» y «Correo no deseado».
2. Si utiliza Microsoft 365, pida al administrador que compruebe la cuarentena y Message Trace.
3. Si utiliza Google Workspace, compruebe Email Log Search.
4. Compare la dirección From con el remitente autorizado.
5. Envíe primero una prueba a una dirección del mismo dominio y después a una dirección externa.
6. Si la dirección interna recibe el mensaje, pero la externa no, compruebe las restricciones de Direct Send o del restricted SMTP server.
7. Si utiliza un relay, compruebe SPF y las demás reglas del dominio.

El mensaje de transmisión correcta que aparece en el panel solo confirma que el servidor SMTP aceptó el mensaje. El servidor aún puede colocarlo en cuarentena, rechazarlo durante la entrega posterior o aplicar una restricción a los destinatarios externos.

Se envía un escaneo pequeño, pero no un archivo grande

1. Establezca una resolución de 200 o 300 dpi en lugar de 600 dpi.
2. Para documentos de texto, seleccione el modo monocromático o escala de grises.
3. Utilice PDF y un nivel de compresión mayor.
4. Divida un documento grande en varios mensajes.
5. Compruebe el límite de tamaño de los mensajes en los servidores de envío y recepción.
6. Si los documentos suelen tener un tamaño grande, configure Scan to Shared Folder y envíe por correo electrónico un enlace o un archivo ya reducido.

El tamaño de las páginas originales no equivale al tamaño del mensaje final: el escaneo en color con alta resolución genera un archivo grande, y la codificación del archivo adjunto aumenta adicionalmente el tamaño del mensaje.

El envío funciona solo algunas veces

Los errores intermitentes son más difíciles de distinguir de una configuración incorrecta. Compruebe las siguientes causas:

1. Asegúrese de que el equipo multifunción tenga una conexión estable a la red. Si es posible, utilice Ethernet en lugar de una conexión Wi-Fi débil.
2. Compruebe si la puerta de enlace y el DNS cambian después de reiniciar el router.
3. Compruebe que la fecha y la hora del dispositivo sean correctas.
4. Repita la prueba con una sola página para descartar límites de tamaño y tiempo de transmisión.
5. Asegúrese de que la contraseña de aplicación no haya sido revocada y que la cuenta no esté bloqueada por una política de seguridad.
6. Compruebe el registro del sistema de correo: el servidor puede limitar la frecuencia de envío o rechazar temporalmente los mensajes.
7. Compare la versión del firmware del equipo multifunción con la versión disponible para el modelo exacto.

Si los parámetros correctos no ayudan: compruebe TLS y el firmware

Microsoft 365 requiere TLS 1.2 o una versión posterior para Client SMTP submission. Los manuales de la serie analizada mencionan SMTPS y STARTTLS, pero no indican la versión específica de TLS para SMTP. Por lo tanto, la presencia de la opción STARTTLS por sí sola no garantiza la compatibilidad con un servidor moderno.

1. Anote la versión actual del firmware en la información del dispositivo.
2. Abra la página de soporte correspondiente exactamente a su modelo OKI.
3. Compare la versión instalada con la disponible.
4. Si el firmware está desactualizado, actualícelo con una alimentación eléctrica y una conexión de red estables.
5. Después de la actualización, vuelva a comprobar el servidor, el puerto, el cifrado y el envío mínimo de prueba.
6. Si el servidor sigue rechazando la conexión segura, no desactive TLS. Utilice un SMTP relay compatible entre el equipo multifunción y el sistema de correo.

Si el servidor de correo ya no admite las capacidades del equipo multifunción

Si el servidor requiere OAuth y el equipo multifunción solo admite autenticación SMTP mediante nombre de usuario y contraseña, volver a introducir las credenciales no resolverá el problema. Existen las siguientes opciones seguras:

• configurar Google Workspace SMTP Relay;
• configurar Microsoft 365 SMTP Relay mediante un conector y una dirección IP externa estática;
• utilizar un SMTP relay local seguro que solo acepte mensajes desde la dirección IP del equipo multifunción y los reenvíe a un servicio moderno;
• utilizar un proveedor SMTP independiente compatible con dispositivos antiguos mediante una conexión segura;
• guardar los documentos mediante Scan to Shared Folder y después enviarlos desde la computadora.

El relay no debe aceptar mensajes de cualquier dispositivo desde Internet. Limite la conexión mediante la dirección IP local del equipo multifunción, las reglas del firewall y las direcciones de remitente permitidas.

Ultima actualización en 08.08.2026 por driveresp